札幌のホテルで会議室を借りる
自社に会議室を持っていない会社は、何らかの方法で会議室を借りる必要があります。その際の選択肢としては、色々なものがありますが、そのひとつにはホテルの会議室を借りる方法もあるでしょう。札幌くらいの中心都市になると、周辺にたくさんのホテルがありますので、ホテルの会議室を借りるという選択肢は、メリットが大きいです。
まずは、ホテルの会議室を借りた場合の詳細を確認してみるとよいでしょう。
会議室のテーブルプラン
札幌でホテルの会議室を借りる場合、テーブルプランを考えてみるとよいでしょう。これは会議室を借りた時に、テーブルがどういった形にセッティングされているかといったものです。場合によっては、自分たちでテーブルをセッティングした方が都合がよいこともあるかもしれません。
テーブルセッティングには、いくつかの種類があるのですが、ロの字型は一般的なセッティングだといえます。ロの字のように中心が空白になっており、皆さんで顔を向き合わせながら、会議を進めていくことができるのです。
それぞれが、それぞれの発言や表情を把握しつつ会議を進行する場合にはピッタリだといえるでしょう。続いてスクール型も一般的なセッティングです。これは、特定の人物が大勢に向かって、会話する場合に向いたセッティングとなっています。
スクール型は、学校の教室の生徒と先生の立ち位置をイメージするとわかりやすいでしょう。用途としては、各種セミナーやプレゼンテーションなどにピッタリです。また、会議室によってはシアター型のセッティングが可能なところもあります。
シアター型は、スクール型の派生ともいえ、より多くの人に向けて、情報を発信したい場合に向いています。このように札幌のホテルにある会議室といっても、色々なテーブルセッティングが可能なので、自分たちが何に会議室を使いたいのかを明確にして、会議室のテーブルプランを検討していきたいものです。
貸し出し可能アイテムを確認
札幌のホテルの会議室を借りる場合に重要になってくるのが、貸し出し可能アイテムです。会議室には、様々なアイテムが併設されているのが普通で、それらの充実度によって、使い勝手がかなり変わってきます。セミナーをするのに、マイク設備が整っていなければ、非常に使いにくくなってしまいますし、映像を見せるのに、スクリーンを設置できる場所がなければ、こちらも使いにくくなってしまうのです。
会議室の貸し出し可能アイテムは、大体決まっていますので、会議室を予約する前に、しっかりと確認しておくとよいでしょう。まず、セミナーなどを開催する場合に必要不可欠なのは、マイク設備やホワイトボードです。また、演台などが設置されていれば、非常にセミナーらしくなります。
他にもWi-Fi設備も確認しておくべきでしょう。最近は、インターネットを使った双方向配信で、遠隔地にある会場と連動しながら会議を進めていくというパターンも多いです。そのために必要不可欠なのが、Wi-Fi設備なので、しっかりと確認しておきたいところです。
また、マイクやホワイトボードは、無料で貸し出ししている会議室が多いのですが、プロジェクターは用意されていない場合があります。プロジェクターやスクリーンは、映像を見せながら会議を進行していくためには必要不可欠のアイテムです。
そのため、プロジェクターが必要なら、事前に会場側に確認をしておくとよいでしょう。また、最近はパソコンと連動させて映像を見せるのが普通ですが、持参するパソコンと連動できるかなど、機器同士の相性も確認しておくのが無難です。
ぶっつけ本番で、機器を繋げ、トラブルが発生してしまうと、かなりの遅延となってしまいます。
札幌のホテルの会議室の選び方
札幌でホテルの会議室を選ぶなら、選ぶ際のポイントを踏まえておきたいところです。ポイントをおさえておくのと、おさえないのとでは、使い勝手に大きな差が出てしまいます。まず、会場の大きさは重要なポイントです。
しかし、札幌のホテルを利用する場合、会場の広さは十分な面積を備えている可能性が高いので、そこまで心配する必要はありません。特に、中心部のホテルになると、かなり広い会場を、A、B、Cというように会場の広さ毎に備えていますので、柔軟な用途に対応してくれるはずです。
また、借りられる備品も重要になってくるでしょう。映像を見せるのにプロジェクターの貸し出しが行われていない、というような状況は避けたいところです。さらに、会場までの距離も重要なポイントです。特に、会社にとって大切な上客を招くような場合には、会場までの距離がありすぎると、失礼になってしまうかもしれません。
そのような場合は、札幌の中心部にあるホテルが対象になってくるのではないでしょうか。交通機関からダイレクトにアクセスできれば、来賓にとっても、迎える側にとってもメリットは大きいはずです。意外に重要なポイントとしては、周囲の環境もあります。
周囲に雑音が多ければ、会議に集中できない可能性もありますので、周辺環境も考慮しておく必要があるでしょう。特に、勉強会や試験会場として、会議室を利用する場合、周辺環境については神経質になる必要があります。
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ケータリングを活用
札幌のホテルの会議室を利用するなら、ケータリングの有無を調べてみるのもよいです。ケータリングは、懇親会などでホテルの会議室を使う場合に非常に有効になります。ハイレベルなホテルの料理でケータリングしてもらえる可能性もありますので、用途によっては調べておくとよいでしょう。
ケータリングの利用を考えている場合、対象となるホテルはかなり限られてくるので、事前にしっかりと下調べしておいた方がよいです。また、ケータリングではなく、食事の持ち込みが可能かなどについても確認しておくとよいでしょう。
札幌駅直結のホテルの会議室
札幌周辺という地理的な特徴を活かすなら、札幌駅直結のホテルで、会議室を探してみるのもよいでしょう。札幌駅直結の場合、アクセス面で非常に有利になります。しかし、こういった施設を利用する場合、人気の会議室も多いので、時間に余裕を持って予約をするようにしましょう。
かなり広めの会場も用意されていますので、用途に応じて、色々な活用方法が考えられます。また、特に冬場は寒風にさらされる必要がないため、札幌駅直結のメリットは大きくなるでしょう。